Por Equipe de Pesquisa Empregos.com.br · Atualizado em 19 de agosto de 2026
O que faz o Auxiliar de arquivo?
A Auxiliar de Arquivo organiza, cataloga e conserva documentos físicos e digitais de uma empresa, garantindo que contratos, notas fiscais, fichas e processos possam ser encontrados com rapidez quando necessário.
No dia a dia, faz a digitalização de papéis, atualiza sistemas de controle de documentos, separa material para descarte conforme prazos legais e atende solicitações internas de busca de arquivos.
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Como se tornar Auxiliar de arquivo?
A maioria das vagas pede ensino médio completo e não exige curso específico, embora noções de organização documental e informática básica sejam bem-vindas. Cursos de gestão documental e arquivologia (mesmo básicos) ajudam a se destacar.
A experiência é construída no próprio trabalho. Com o tempo, é possível evoluir para funções de assistente administrativo ou de gestão de documentos mais especializadas.
Quais os tipos de Auxiliar de arquivo?
Há a auxiliar voltada ao arquivo físico (papéis e pastas), a que atua com arquivo digital (digitalização e sistemas de gestão eletrônica de documentos) e a que trabalha em arquivos setoriais específicos, como o de recursos humanos ou o jurídico.
Quais competências o Auxiliar de arquivo precisa ter?
Organização, atenção aos detalhes e método são a base da função, já que um documento fora do lugar pode gerar retrabalho para toda a empresa. Também conta o cuidado com prazos de guarda e descarte de documentos.
Conhecimento básico de informática e sistemas de arquivo, além de discrição ao lidar com informações sigilosas, completam o perfil de uma boa auxiliar de arquivo.
Quais os desafios do Auxiliar de arquivo?
Lidar com grande volume de documentos acumulados, muitas vezes sem organização prévia, e manter a rotina de catalogação em dia mesmo com demandas urgentes de outros setores são os principais desafios.
Qual a diferença entre Auxiliar de arquivo e Auxiliar de Escritório?
| Aspecto | Auxiliar de arquivo | Auxiliar de Escritório |
|---|---|---|
| Foco | Organização, catalogação e conservação de documentos | Apoio administrativo geral (atendimento, digitação, rotinas diversas) |
| Escopo | Mais concentrado em gestão documental | Mais amplo, cobre várias tarefas do escritório |
| Rotina | Catalogar, digitalizar e localizar documentos | Atender ramais, organizar agenda, apoiar outros setores |
A diferença está no foco: a Auxiliar de Arquivo se concentra na organização e conservação de documentos, enquanto a Auxiliar de Escritório cobre um leque mais amplo de tarefas administrativas.
Modelo de descrição de vaga para Auxiliar de arquivo
Resumo do cargo
Buscamos Auxiliar de Arquivo organizada e atenta aos detalhes para cuidar da gestão documental da empresa.
Responsabilidades
- Organizar, catalogar e conservar documentos físicos e digitais
- Digitalizar documentos e atualizar sistemas de controle
- Separar documentos para descarte conforme prazos legais
- Atender solicitações internas de busca de arquivos
Requisitos
- Ensino médio completo
- Organização e atenção aos detalhes
- Conhecimento básico de informática
- Experiência com arquivo ou rotinas administrativas (diferencial)